노션 핵심 요소 워크스페이스 사용 방법

노션의 핵심 요소인 워크스페이스 사용하는 방법

노션에서 워크스페이스는 블록과 페이지를 개인적으로 또는 사업 목적에 맞게 조합해서 업무를 효율적으로 운용할 수 있도록 완성해 가는 것으로 워크스페이스의 구성을 확인해 보고 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보고자 한다.

노션 워크스페이스의 구성

노션 워크스페이스는 운영하려고 하는 프로젝트의 종류에 따라서 개인 워크스페이스와 팀 워크스페이스의 두 가지로 나눌 수가 있는데 팀 워크스페이스는 프로젝트를 함께 진행하는 팀원들과 프로젝트 진행을 같이 관리하고 공유할 수 있는 워크스페이스 영역과 개인적으로 업무 진행 상황이나 정보 등을 관리할 수 있는 개인 페이지 영역으로 나누어져 있기 때문에 업무를 영역별로 활용할 수가 있다. 팀 워크스페이스는 이름처럼 다른 사람들과 공유하면서 페이지로 작업을 할 수 있는 공간이며 1인 기업가 또는 소규모의 사업을 하는 사람들이 활용하기에 유용한 워크스페이스 형태이다. 일반적으로는 프로젝트별로 워크스페이스를 만들고 외부의 담당자 또는 협업하는 대상들과 공유하는 방식이고 노션에서 여러 워크스페이스를 운영해도 어려움이 없는 것은 워크스페이스에서 실시간으로 업데이트 상황을 확인할 수 있기 때문이며 워크스페이스 내에서는 페이지별로 자유롭게 권한을 설정할 수 있어서이다.

빠른 검색 기능과 템플릿 사용하기

워크스페이스에서 페이지가 적을 때는 상관없지만 페이지가 많아지게 되면 특정 페이지를 찾을 때 왼쪽 사이드바 상단의 [빠른 검색]을 이용해서 검색이 가능하고 검색 시에는 전체 워크스페이스에서 검색을 하는 게 아니라 현재 선택 중인 워크스페이스에서만 검색이 가능하다. 만약 비슷한 업무를 주로 한다면 정형화된 페이지들을 많이 사용하게 되는데 이 때는 템플릿을 사용하면 반복되는 페이지를 만드는 시간을 줄일 수가 있어서 효율적으로 업무를 진행할 수가 있게 된다. 템플릿은 워크스페이스에 참여하는 팀원의 수에 따라 무료 버전과 유료 버전으로 사용할 수 있는데 처음부터 유료 버전으로 사용하는 것보다 무료 버전에서 시작해서 필요한 경우에 유료 버전으로 전환하는 것이 경제적이라고 할 수 있다.

노션 요금제 설정

2020년 중순부터 노션은 모든 개인 사용자들에게 무료 버전을 제공하고 있는데 노션에 대해 알기 위해 또는 처음 사용을 시작할 때에는 개인 무료 사용도 충분하고 업무용, 사업용으로 더 많은 기능을 사용하려고 할 때는 개인 프로 요금제를 사용하면 된다. 개인 프로 요금제는 초대할 수 있는 게스트의 수, 페이지 버전 기록하는 기간, 노션에서 기술이나 사용에 관해 지원하는 수준의 차이가 무료 버전과는 차이가 있지만 대부분의 사용자들에게는 큰 영향이 없는 부분이라고 할 수 있다. 하지만 개인에서 팀 요금제로 전환을 하는 경우에는 정말 큰 차이가 있어서 여러 명이 팀을 이루어 프로젝트를 진행하거나 소규모의 기업이 일할 때에는 적합한 기능 등을 더 효율적으로 설정할 수가 있다. 팀 요금제를 사용하는 경우 팀의 멤버들 각각의 권한을 설정하는 기능, 해당 워크스페이스의 노션 콘텐츠를 마크 다운하거나 HTML형식으로 내보내는 기능은 팀의 프로젝트 운영에 아주 유용한 기능이다. 기업 요금제는 기업이나 조직을 위한 요금제로 보안 설정 기능, 콘텐츠를 PDF로 내보내는 기능, 모든 페이지의 모든 버전 기록에 무기한 액세스 하는 등의 기능을 지원하며 요금제는 워크스페이스 별로 이용할 수도 있으며 결제는 매월, 연 단위로 가능하고 아래 단계로 다운그레이드까지도 가능하다. 노션은 처음부터 유료로 시작하지 않아도 되고 필요한 때에 유료로 전환할 수 있어서 프로젝트의 규모와 중요도, 진행 정도에 따라 무료 버전으로 시작해서 유료 버전으로 전환해서 사용하면 되고 기존의 페이지를 다른 워크스페이스로 옮길 수도 있어서 개인 워크스페이스의 페이지들 중에서 필요한 페이지를 팀 워크스페이스로 옮겨서 사용하면 된다.

노션 템플릿 사용하기

노션에서 워크스페이스와 페이지를 구성할 때 사용자가 쉽게 구성하는 것을 도와주는 기능이 템플릿 기능으로 파워포인트나 키노트 사용 시 서식과 같은 기능으로 파워포인트나 키노트에서도 다른 사람들이 공유한 템플릿이나 무료나 유료로 사용할 수 있는 템플릿이 있어서 콘텐츠를 제작하는 경우 유용하게 사용이 가능하다. 노션에서는 노션 템플릿을 공유하는 온라인 사이트와 검색을 통해 다른 사용자가 공유한 템플릿을 복제해서 사용할 수 있어서 노션을 활용하여 콘텐츠 제작 또는 프로젝트 관리를 하기가 쉬워진다. 노션의 템플릿은 사용자가 어디에 쓸지, 어떤 용도로 쓸지가 정해져 있는 것이며 템플릿 사용은 노션을 아주 쉽게 사용하게 해 주고 업무 진행 시에도 생산성을 높일 수 있고 다양한 기능을 활용할 수 있도록 해준다. 노션의 템플릿은 두 가지로 분류하는데 노션에서 제공하는 공식 템플릿과 노션을 사용하는 사용자가 직접 만들어서 공유한 템플릿이 있다. 노션 템플릿을 사용하려면 워크스페이스나 페이지를 생성할 때 복제해서 쓰면 되고 워크스페이스 단위로 템플릿을 선택할 수 있는데 팀 워크스페이스 생성 시 [팀 유형] 옵션에서 선택하면 되고 선택한 유형의 템플릿으로 워크스페이스가 자동으로 생성되게 된다.